Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer Daten ist:

service4IT GmbH
Hölling 14, 4122 Arnreit, Österreich
Firmenbuch FN 634965 y, Landesgericht Linz · UID ATU81075667
Telefon +43 664 2327141 · E-Mail office@service4it.at

Wir schützen Ihre Daten nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem österreichischen Datenschutzgesetz (DSG) und dem Telekommunikationsgesetz 2021 (TKG 2021). Für Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter der oben genannten E-Mail-Adresse.

2. Besuch unserer Website

Server-Protokolle. Beim Aufruf einer Seite verarbeitet der Server technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browser und Betriebssystem. Das ist nötig, um die Website auszuliefern und vor Angriffen zu schützen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Protokolle werden höchstens 12 Monate aufbewahrt und danach gelöscht.

Cookies. Wir setzen nur Cookies, die für den Betrieb technisch notwendig sind (§ 165 Abs. 3 TKG 2021): session_id für die Sitzung und den Schutz von Formularen, frontend_lang für die gewählte Sprache (bis zu 1 Jahr) und tz für die Zeitzone. Analyse-, Werbe- oder Tracking-Cookies verwenden wir nicht. Deshalb ist auch kein Cookie-Banner nötig.

Besucherstatistik. Unser Website-System erfasst pseudonym, welche Seiten aufgerufen werden, sowie Land und Sprache des Besuchs. Wir nutzen das, um unser Angebot zu verbessern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Diese Daten werden nicht an Dritte weitergegeben. Daten von Besuchern ohne Kundenkonto werden automatisch gelöscht, wenn 60 Tage lang kein weiterer Besuch erfolgt.

Schriften. Die Schriften der Website werden von unserem eigenen Server geladen. Es besteht keine Verbindung zu Google Fonts.

3. Kontaktformular und Anfragen

Wenn Sie uns über das Kontaktformular, per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (z. B. Name, Firma, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Nachricht), um Ihre Anfrage zu bearbeiten und gegebenenfalls ein Angebot zu erstellen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sonst lit. f DSGVO). Die Angaben sind freiwillig; ohne sie können wir Ihre Anfrage aber nicht beantworten.

Spam-Schutz. Zum Schutz des Formulars vor automatisierten Zugriffen setzen wir Cloudflare Turnstile ein (Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA). Dabei werden technische Daten Ihres Browsers und Ihre IP-Adresse an Cloudflare übermittelt und geprüft, ob die Anfrage von einem Menschen stammt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse am Schutz vor Missbrauch). Cloudflare ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, damit besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO).

4. Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner

Für die Anbahnung und Abwicklung von Aufträgen, Abonnements und Lieferungen verarbeiten wir die beruflichen Kontaktdaten unserer Ansprechpartner sowie Bestell-, Vertrags-, Liefer- und Rechnungsdaten und die Korrespondenz (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO). Zur Pflege der Geschäftsbeziehung und zum Schutz unserer Systeme vor Missbrauch stützen wir uns auf unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Prüfung der UID. Teilen Sie uns im Rahmen einer Geschäftsbeziehung eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID) mit, prüfen wir deren Gültigkeit über das Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem (VIES) der Europäischen Kommission. Dabei wird ausschließlich die UID übermittelt, über unseren Auftragsverarbeiter Odoo S.A. (siehe Abschnitt 5). Wir speichern nur das Ergebnis (gültig oder nicht gültig) bei Ihren Kontaktdaten; eine noch nicht bestätigte UID prüfen wir in Abständen erneut. Zweck ist die richtige umsatzsteuerliche Behandlung unserer Rechnungen und Eingangsrechnungen sowie die Kontrolle der Angaben unserer Geschäftspartner (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse). Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und Leistungen ist die Prüfung zudem zur Erfüllung steuerrechtlicher Pflichten erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit dem Umsatzsteuergesetz 1994).

Belegerkennung. Eingangsrechnungen lesen wir mit der Belegerkennung unseres Geschäftssystems aus. Dabei wird das Dokument an Odoo S.A. und deren Dienstleister Google (Google Vision, Verarbeitung in der EU) übermittelt und dort nach höchstens 6 Monaten gelöscht oder anonymisiert (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Firmendaten ergänzen. Beim Anlegen eines Firmenkontakts kann unser Geschäftssystem Name, Anschrift und Logo über Odoo S.A. aus öffentlichen Firmenverzeichnissen (Dun & Bradstreet, VIES) ergänzen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Ein Zugang zu unserem Kundenportal wird nur auf Einladung eingerichtet.

5. Empfänger Ihrer Daten

Wir geben Ihre Daten nur weiter, soweit das für die genannten Zwecke nötig oder gesetzlich vorgeschrieben ist:

• Hosting und Unternehmenssoftware: Odoo S.A., Chaussée de Namur 40, 1367 Grand-Rosière, Belgien, als Auftragsverarbeiter (Betrieb unserer Website und unseres Geschäftssystems).
• Steuerberatung und Buchhaltung: unser Steuerberater, soweit Rechnungs- und Buchhaltungsdaten betroffen sind.
• UID-Prüfung: Europäische Kommission (Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem VIES) bzw. die Finanzverwaltungen der Mitgliedstaaten; übermittelt wird nur die UID, über Odoo S.A. (siehe Abschnitt 4).
• Hersteller und Distributoren: bei Bestellungen von Hardware, Software und Lizenzen die zur Lieferung und Lizenzierung nötigen Daten (z. B. Firma, Ansprechpartner, Lieferadresse).
• Fernwartung: TeamViewer Germany GmbH, Bahnhofsplatz 2, 73033 Göppingen, Deutschland. Wenn wir Sie per Fernwartung unterstützen, werden dabei Verbindungsdaten (z. B. TeamViewer-ID, IP-Adresse, Beginn und Ende der Sitzung) verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Eine Sitzung kommt nur zustande, wenn Sie sie selbst starten und freigeben.
• Spam-Schutz: Cloudflare, Inc., USA, beim Absenden des Kontaktformulars (siehe Abschnitt 3).
• Banken und Zahlungsdienstleister zur Abwicklung von Zahlungen.
• Behörden und Gerichte, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

Eine Übermittlung in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt nur, wenn dort ein angemessenes Datenschutzniveau besteht (Angemessenheitsbeschluss) oder geeignete Garantien vereinbart sind, etwa Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

6. Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck nötig ist. Anfragen, aus denen kein Auftrag entsteht, löschen wir, sobald sie nicht mehr benötigt werden, spätestens nach 3 Jahren. Geschäfts- und Buchhaltungsunterlagen bewahren wir für die gesetzliche Frist von 7 Jahren auf (§ 132 BAO), darüber hinaus nur, solange sie für laufende Verfahren oder zur Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen benötigt werden.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3).

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Verarbeiten wir Ihre Daten auf Grund unseres berechtigten Interesses, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Der Verarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling im Sinn von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

8. Beschwerde bei der Datenschutzbehörde

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt, können Sie sich bei der Österreichischen Datenschutzbehörde beschweren: Barichgasse 40–42, 1030 Wien, Telefon +43 1 52 152-0, E-Mail dsb@dsb.gv.at, www.dsb.gv.at.

Stand: Oktober 2026